航运企业财务共享建设“三步曲”

随着企业管理的信息技术发展，智能化在管理会计领域被广泛应用。其中，财务共享服务无疑是当下大型企业在财务转型中最具共识的管控方式。其主要适用于大型跨国企业、跨地域企业和大型企业集团，是全球化集团企业用于防范国际化经营风险的重要手段。

尽管财务共享服务模式在大型企业集团的应用已是大势所趋，但财务共享中心的搭建，对于任何一个企业都不是一件容易的事情。航运企业在实施财务共享过程中，涉及资金收、付的日常业务处理要通过梳理来重造标准化的流程，一般会遇到两个普遍性的难题：一是业务多元化，二是地域差异化。因此，企业要适应境内外不同的金融政策进行财务跨境管理，面临一定的难度，而不同语言版本和汇款信息，对于集团内实行统一主数据也是一个很大的挑战。

航运企业要建立财务共享中心，只有解决好上述难题，才能既保障业财信息在各船队、各组织之间完整而准确地流转和传递，又能提供庞大的基础数据支持集团和成员单位做多维度的大数据分析。在这个过程中，一般会有三个阶段的建设历程要走。

第一步：打好信息基础

业务信息化规划

很多单位实施财务共享前会先进行一轮信息化规划，即对企业的业务系统、财务系统使用情况进行一轮详细的调研，并进行一系列的优化。目前业界比较常见的方法是在业务系统部署上对同一业态推行同一系统，像船舶管理、船员管理这类业务，在不同船队中的差异不会特别悬殊，就可以采用统一的业务系统，再配合各个成员单位的个性化需求予以开发应用。而对于航运经营管理这类悬殊较大，难以完全统一的业务，则只能尽量进行统一，如针对非班轮和班轮业务船队进行大业务板块之间的统一。

财务基础信息规范

很多集团企业是经过多年的并购、整合发展而成的，各个成员单位之间的财务系统和核算体系会因此呈现多样化。即使是相同的财务系统，也会存在版本的不同，或者会计科目、辅助账等颗粒度的不统一。有的集团公司会针对原成员单位差异化的核算方式，在财务共享中心进行标准化处理，再根据不同成员单位设置各自的凭证规则，最终在各成员单位不同核算系统中生成各自的财务凭证。此方式在业界不乏相关案例。但财务核算系统和基础数据的统一，并不仅仅是为了在业财融合和财务共享实施后生成凭证规则的便利，更重要的是要构建集团企业财务大数据深层次应用的基础——统一会计语言是各成员单位之间同口径比对和做数据分析的基础。信息化时代下，随着移动端的数据分析和数据仓可视化分析在大集团的应用，管理层在做经营战略决策时对于财务数据驱动的依赖性越来越强，要想提高财务数据推动企业发展和创造价值的功能，财务基础数据的统一有着关键而重大的意义。但财务基础数据的统一并不仅仅是对科目、辅助账、核算项目的梳理，要想在核算颗粒度和多维度统计上予以统一，离不开管理的驱动。因此，在集团内推行一套具有强执行力的财务核算准则，才是最有效的前期准备。

主数据管理平台

对于非财务信息的数据管理，如各业务系统之间的数据口径、生产辅助指标、物料归类、信息代码、费用类型、客户供应商的工商信息之间的相关规范和标准，是重塑和优化业财流程的必要基础。特别是对航运企业来说，在不同的经营系统、船管系统、船员系统之间，对船名、航次、港口、物料、客商信息这些数据进行同口径统一管理，是业财融合以及财务共享得以实施的关键。这就需要在集团总部构建一套主数据标准化管理的系统平台，来统一维护和存储这些数据，以确保主数据具有较高质量的规范性和统一性。

主数据管理主要是收集集团内各成员单位之间业务系统中最关键的项目数据，并集中进行数据项的规范和清洗，再借助数据总线把规范统一、完整准确的权威性数据同步分发给全集团各个业务系统和财务系统。以供应商的主数据为例。目前，在大多数企业中，同一家供应商的信息通常被重复地建在各个业务系统中，而每个业务系统中的供应商信息又差异很大，仅就财务向供应商付款的银行信息而言，就很难统一：很多供应商既提供港口代理服务，又提供船舶备件供应服务，其不同的销售部门对接了航运企业的不同管理部门，且不同的业务还有专项的收款账号和往来对账单，其信息被不同的业务部门维护在了各自的业务系统里，以致收款信息各不相同。此外，同一供应商针对同一集团的多家境内、外成员单位，所提供的信息还存在语言版本的差异，具体业务经办人很难在主数据库里看到在现有供应商中匹配不同语言版本的信息。

同一集团的多家境内、外成员单位支付同一家供应商时，其付款渠道不同，也会导致需要的银行收款信息存在很大差异。比如支付国内的港口代理，境内的成员单位只需要一个中文信息的收款人和银行账号；而对中国香港的成员单位，则需要SWIFT CODE等更详细的国际结算信息。

由于供应商信息存在的上述差异，一旦集团内缺乏完整、统一的信息管理，就会导致各单位在信息维护上的重复操作，造成垃圾信息或信息冗余，拉长银行的信息审批流程，使共享中心无法高效地协调和处理审单和支付，导致工作效率低、付款周期长，影响市场经营中的信誉。

综上，可将建立客户主数据系统的目的归纳如下：

（1）整合并存储所有业务系统的供应商基础信息和银行信息。

（2）从相关系统中抽取供应商信息，并完成基础信息和银行信息的匹配，并对重复的信息进行清洗和整合，统一对供应商的管理，以便于在集团层面针对成本结构和资金往来等多个维度，进行大客户分析，为商务谈判提供数据基础。

（3）在供应商主数据管理系统形成统一的数据管理后，通过数据总线同步到各个系统，以避免不同部门之间重复录入信息，确保客户信息的一致性。

（4）针对一些付款成功的银行信息采用白名单管理。特别是海外账户的银行信息，相对比较繁杂，启用白名单管理后，有利于优化共享中心对账号的审核流程，提高工作效率，加快业财流程的流转。

第二步：做好系统设计

财务共享是当今全球企业管理的发展趋势，其与传统的会计核算中心存在本质上的差别：传统的会计核算中心只是简单地对核算人员进行物理集中，在成员单位里推行物理上的业财分离；而财务共享则不仅是要降低企业成本，还要实现信息化上的业财融合。财务共享对企业信息化建设提出了四个要求：标准化、集中化、自助化、自动化。财务共享并不是简单的实施一套共享平台的系统，而是一个借助信息化手段